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bAV in der kleinen GmbH einführen: Der Fahrplan für Arbeitgeber

15. September 2026

Stand: 29. September 2026 · Rechtsstand: BetrAVG (§§ 1, 1a, 1b, 4, 19, 20), § 2 NachwG, § 3 Nr. 63 und § 100 EStG, § 1 SvEV · Rechengrößen 2026

Kurz gesagt: Eine betriebliche Altersvorsorge lässt sich in einer kleinen GmbH in vier bis sechs Wochen einführen, wenn die Reihenfolge stimmt: erst Bestand und Tarifbindung klären, dann Modell und Zusageart festlegen (in der Regel Direktversicherung als Gruppenvertrag, Beitragszusage mit Mindestleistung, pauschal 15 Prozent Zuschuss, optional ein arbeitgeberfinanzierter Baustein), dann Anbieter nach Kosten, Übertragbarkeit und Service auswählen, alles in einer Versorgungsordnung festschreiben, die Lohnabrechnung und den Nachweis nach dem Nachweisgesetz einrichten und die Belegschaft informieren. Für die GmbH sind die Beiträge Betriebsausgaben; für Gesellschafter-Geschäftsführer gelten eigene steuerliche Spielregeln. Was nicht funktioniert: einen Einzelvertrag für den ersten Interessenten abzuschließen und den Rest „später“ zu regeln – so entstehen Ansprüche durch betriebliche Übung und Verträge mit Einzelkosten.

Die meisten kleinen GmbHs kommen nicht aus strategischen Gründen zur betrieblichen Altersvorsorge, sondern weil ein Mitarbeiter danach fragt. Das ist ein guter Anlass – und ein schlechter Zeitpunkt, um ohne Plan zu starten. Dieser Fahrplan zeigt, wie Sie die bAV so aufsetzen, dass sie rechtssicher ist, wenig Verwaltung kostet und tatsächlich zur Mitarbeiterbindung beiträgt.

Schritt 1: Die Ausgangslage klären

Bevor Sie ein Modell wählen, brauchen Sie fünf Antworten:

  • Gibt es bereits Verträge? Direktversicherungen aus früheren Jahren, mitgebrachte Verträge neuer Mitarbeitender, Zusagen an den Geschäftsführer. Jeder Bestandsvertrag muss in die neue Ordnung passen und seit 2022 den 15-Prozent-Zuschuss erhalten.
  • Sind Sie tarifgebunden oder wenden Sie einen Tarifvertrag an? Viele Branchentarifverträge schreiben Anbieter, Durchführungsweg oder Zuschusshöhe vor (§ 19 Abs. 1 BetrAVG). Das ist die erste Prüfung, nicht die letzte.
  • Wie ist die Belegschaft strukturiert? Anzahl, Altersverteilung, Einkommen (unter oder über den Beitragsbemessungsgrenzen), Teilzeit, Minijobs, Fluktuation. Davon hängt ab, ob sich ein arbeitgeberfinanzierter Baustein lohnt und ob der Förderbetrag nach § 100 EStG greift.
  • Gibt es einen Betriebsrat? Dann bestimmt er bei den Verteilungsgrundsätzen mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 8 und 10 BetrVG).
  • Was soll die bAV leisten? Pflichterfüllung mit minimalem Aufwand, Bindungsinstrument mit Arbeitgeberbeitrag oder Versorgung für den Geschäftsführer – das sind drei verschiedene Projekte.

Schritt 2: Das Modell festlegen

Für Unternehmen bis etwa 50 Beschäftigte hat sich ein Grundmodell bewährt, das wir in den meisten Fällen empfehlen und im Einzelfall anpassen:

Baustein Empfehlung Warum
Durchführungsweg Direktversicherung als Gruppenvertrag Verwaltung und Kapitalanlage beim Versicherer, keine PSV-Pflicht, keine Bilanzberührung, einfache Übertragung beim Arbeitgeberwechsel (§ 4 BetrAVG). Den Vergleich der fünf Wege finden Sie im Beitrag bAV-Durchführungswege für kleine Unternehmen.
Zusageart Beitragszusage mit Mindestleistung Der Arbeitgeber verspricht Beiträge, nicht Leistungen; die Einstandspflicht nach § 1 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG bleibt überschaubar.
Arbeitgeberzuschuss Pauschal 15 % auf jede Entgeltumwandlung, in der Versorgungsordnung als Erfüllung des gesetzlichen Anspruchs gekennzeichnet Einfach abzurechnen; für Beschäftigte unter der BBG KV ohnehin gesetzlich geschuldet. Details im Beitrag bAV-Pflichtzuschuss berechnen.
Optional: arbeitgeberfinanzierter Baustein Fester Betrag, z. B. 25 bis 50 Euro monatlich, nach Wartezeit Wirkt als Bindungsinstrument stärker als eine Gehaltserhöhung gleicher Höhe, weil steuer- und sozialabgabenfrei bis 8 % bzw. 4 % der BBG RV; bei Einkommen bis 2.575 Euro zusätzlich Förderbetrag nach § 100 EStG (30 % Erstattung).
Teilnahme Freiwillig (Opt-in) Ein automatisches Opt-out-Modell (Optionssystem) ist nur auf tarifvertraglicher Grundlage (§ 20 Abs. 2 BetrAVG) oder – seit dem BRSG II – per Betriebs- oder Dienstvereinbarung mit mindestens 20 % Arbeitgeberzuschuss zulässig, wenn die Entgeltansprüche weder tatsächlich noch üblicherweise tarifvertraglich geregelt sind (§ 20 Abs. 3 BetrAVG). Ohne Betriebsrat scheidet dieser Weg aus. Zusätzlich gelten die Fristen aus § 20 Abs. 2: Angebot in Textform mindestens drei Monate vor der ersten Umwandlung, Widerspruchsfrist mindestens ein Monat, Beendigung mit höchstens einem Monat Frist.
Versicherte Risiken Altersrente mit Kapitalwahlrecht; Hinterbliebenenschutz und BU-Baustein nur auf Wunsch Zusatzbausteine verteuern den Vertrag und sind privat oft besser abgesichert.

Schritt 3: Den Anbieter auswählen

Bei der Direktversicherung ist der Anbieter die Entscheidung mit der größten finanziellen Wirkung über die Laufzeit. Kriterien in dieser Reihenfolge: Effektivkosten des Gruppentarifs (kollektive Verträge mit reduzierten Abschluss- und Verwaltungskosten sind Pflicht, Einzeltarife tabu), Anlagekonzept (fondsgebunden mit ETF-Anteil oder klassisch mit Garantie – je jünger die Belegschaft, desto mehr spricht für Fonds), Flexibilität bei Beitragsänderungen, Elternzeit und Ausscheiden, Übertragbarkeit nach dem Übertragungsabkommen der Versicherer, digitale Verwaltung für die Lohnbuchhaltung und Service für die Beschäftigten. Als Makler vergleichen wir mehrere Anbieter und legen den Vergleich mit Kosten und Bedingungen offen; wir werden bei Vermittlung über die Courtage des Anbieters vergütet und nennen das im Angebot.

Schritt 4: Die Versorgungsordnung aufsetzen

Die Versorgungsordnung ist das Dokument, das alle Regeln für alle Beschäftigten festlegt – und der Schutz vor Ansprüchen aus betrieblicher Übung. Sie sollte enthalten: Geltungsbereich (alle Beschäftigten einschließlich Teilzeit und befristet Beschäftigter; Ausschlüsse nur mit sachlichem Grund), Durchführungsweg und Anbieter, Zusageart, Höhe und Berechnung des Arbeitgeberzuschusses, arbeitgeberfinanzierte Beiträge mit Wartezeit, Behandlung in entgeltlosen Zeiten (Elternzeit, Krankengeld), Regeln beim Ausscheiden (Übertragung, private Fortführung, Beitragsfreistellung), Auskunfts- und Informationspflichten, Änderungsvorbehalt, und einen Hinweis, dass freiwillige Leistungen keinen Rechtsanspruch für die Zukunft begründen. Bei Betriebsrat wird daraus eine Betriebsvereinbarung.

Schritt 5: Lohnabrechnung und Nachweis

In der Lohnsoftware müssen die Freibeträge korrekt hinterlegt sein: steuerfrei bis 8 Prozent der BBG RV (2026: 8.112 Euro im Jahr), sozialversicherungsfrei bis 4 Prozent (4.056 Euro), der Arbeitgeberzuschuss zählt hinein. Für jeden Beschäftigten mit bAV sind Name und Anschrift des Versorgungsträgers in die Nachweisunterlagen aufzunehmen (§ 2 Abs. 1 NachwG). Die Entgeltumwandlungsvereinbarung wird schriftlich geschlossen, mit Beitrag, Beginn und Bezug auf die Versorgungsordnung. Sprechen Sie das Verfahren mit Ihrem Steuerberater oder Lohnbüro ab, bevor der erste Beitrag fließt.

Schritt 6: Kommunikation und Beratung

Eine bAV, von der niemand weiß, bindet niemanden. Bewährt hat sich eine kurze Informationsveranstaltung für alle (30 Minuten, vor Ort oder per Video), danach freiwillige Einzelgespräche, in denen jede Person ihre eigene Rechnung sieht – Nettoaufwand, Arbeitgeberzuschuss, spätere Besteuerung und Beitragspflicht, Alternativen. Die Beratung dokumentieren wir für jede Person, damit später nachvollziehbar ist, worauf die Entscheidung beruhte. Was Beschäftigte dabei ehrlich erfahren sollten, steht im Beitrag bAV aus Arbeitnehmersicht.

Schritt 7: Laufende Pflege

Neueintritte erhalten die Versorgungsordnung mit den Arbeitsvertragsunterlagen; Austritte werden mit Übertragungs- oder Fortführungsangebot abgewickelt; Elternzeiten und Krankengeldzeiten lösen die Information über die Fortführungsmöglichkeit aus (§ 1a Abs. 4 BetrAVG); einmal im Jahr wird geprüft, ob Rechengrößen, Zuschuss und Anbieterkonditionen noch passen. Mit einem Gruppenvertrag und klarer Ordnung ist das ein Aufwand von wenigen Stunden im Jahr.

Der Zeitplan: vier bis sechs Wochen

Woche Schritt
1 Bestandsaufnahme, Tarifbindung, Ziele; Entscheidung über Grundmodell
2 Anbietervergleich, Auswahl, Abstimmung mit Steuerberater/Lohnbüro
3 Versorgungsordnung (bei Betriebsrat: Betriebsvereinbarung), Nachweise, Formulare
4 Informationsveranstaltung, Beginn der Einzelgespräche
5–6 Einzelgespräche, Vertragsabschlüsse, Einrichtung in der Lohnabrechnung, erster Beitragslauf

Der Ablauf entspricht unserem bAV-Einführungsfahrplan, den Sie auf der bAV-Seite für Arbeitgeber als PDF herunterladen können.

Was das für Sie als Geschäftsführer bedeutet

Für die GmbH sind die Beiträge – Entgeltumwandlung, Zuschuss und arbeitgeberfinanzierte Beiträge – Betriebsausgaben. Für Ihre eigene Versorgung als Gesellschafter-Geschäftsführer gelten zusätzliche Anforderungen: Die Zusage muss ernsthaft, angemessen, im Voraus vereinbart und erdienbar sein (bei beherrschenden Geschäftsführern in der Regel mindestens zehn Jahre bis zum Rentenbeginn), sonst behandelt das Finanzamt die Beiträge als verdeckte Gewinnausschüttung. Eine Direktversicherung mit Beiträgen bis 8 Prozent der BBG RV ist dabei der einfachste Weg; höhere Versorgungen laufen über Unterstützungskasse oder Direktzusage mit eigener Insolvenzsicherung. Diesen Teil stimmen wir grundsätzlich mit Ihrem Steuerberater ab.

Häufige Fragen

Muss ich als kleine GmbH überhaupt eine bAV einführen?
Sie müssen Entgeltumwandlung ermöglichen, sobald ein Beschäftigter sie verlangt, und dann den Zuschuss zahlen. Ein eigenes Angebot mit Gruppenvertrag ist nicht Pflicht, aber deutlich günstiger und sicherer als Einzelverträge nach Bedarf.

Was kostet die Einführung?
Die Beratung und Einrichtung ist für Sie als Unternehmen in der Regel kostenfrei, weil wir über die Courtage des Anbieters vergütet werden. Ihr laufender Aufwand besteht aus dem Zuschuss, gegebenenfalls arbeitgeberfinanzierten Beiträgen und wenigen Stunden Verwaltung im Jahr.

Kann ich Minijobber ausschließen?
Nicht pauschal – Teilzeitkräfte dürfen nicht ohne sachlichen Grund benachteiligt werden. In der Praxis wandeln Minijobber selten um; die Versorgungsordnung sollte sie einbeziehen.

Können Beschäftigte ihren alten Vertrag mitbringen?
Ja, über die Übertragung des Übertragungswerts (§ 4 BetrAVG) oder die Fortführung des bestehenden Vertrags mit Versicherungsnehmerwechsel. Ob das sinnvoll ist, hängt vom alten Tarif ab.

Was passiert, wenn ich den Zuschuss freiwillig höher ansetze?
Das ist jederzeit möglich und bis zu den Freibeträgen steuer- und sozialabgabenfrei. Wichtig ist die Kennzeichnung als freiwillige Leistung mit Änderungsvorbehalt in der Versorgungsordnung.

bAV einführen – mit Fahrplan

Wir nehmen Ihre Ausgangslage auf, vergleichen Anbieter, erstellen die Versorgungsordnung und beraten Ihre Beschäftigten – kostenlos für Arbeitgeber, unabhängig, vor Ort in Berlin oder per Video.

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Quellen

FaireFinanzen-Redaktion

Dieser Beitrag wurde von der FaireFinanzen-Redaktion auf Grundlage der im Text genannten Primärquellen erstellt (Stand siehe oben). Redaktionell verantwortlich: Sven Chalupa, registrierter Versicherungsmakler (§ 34d Abs. 1 GewO) aus Berlin. Mehr über Sven Chalupa und das Team →

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