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bAV-Pflichten für Arbeitgeber: Die Checkliste

22. September 2026

Stand: 29. September 2026 · Rechtsstand: BetrAVG (§§ 1, 1a, 1b, 2, 4, 4a, 7, 16, 19, 26a), § 2 NachwG, § 87 BetrVG, § 3 Nr. 63 EStG, § 1 SvEV · Rechengrößen 2026 (BBG RV 101.400 €)

Kurz gesagt: Kein Arbeitgeber muss eine betriebliche Altersvorsorge aus eigener Tasche anbieten – aber jeder Arbeitgeber muss Entgeltumwandlung ermöglichen, 15 Prozent Zuschuss zahlen, korrekt informieren, Anwartschaften sichern und im Zweifel für die Zusage einstehen. Die Pflichten stehen verstreut im Betriebsrentengesetz, im Nachweisgesetz, im Betriebsverfassungsgesetz und im Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Diese Checkliste fasst sie in zwölf Punkten zusammen, nennt die Rechtsgrundlage und den typischen Fehler aus der Praxis. Wer alle zwölf Punkte mit „erledigt“ beantworten kann, hat seine bAV rechtssicher aufgesetzt; wer bei drei oder mehr Punkten unsicher ist, sollte den Bestand prüfen lassen, bevor eine Betriebsprüfung oder ein ausscheidender Mitarbeiter das übernimmt.

„Wir haben doch gar keine bAV“ ist der Satz, den wir von Geschäftsführern kleiner Unternehmen am häufigsten hören. Er ist fast immer falsch – nicht, weil die Verträge existieren, sondern weil die Pflichten unabhängig davon bestehen. Sobald ein Beschäftigter Entgeltumwandlung verlangt, ist der Arbeitgeber in der bAV, ob er will oder nicht. Diese Checkliste zeigt, was dann gilt.

Die zwölf Pflichten im Überblick

Nr. Pflicht Rechtsgrundlage Was konkret zu tun ist Typischer Fehler
1 Entgeltumwandlung ermöglichen § 1a Abs. 1 BetrAVG Jeder Beschäftigte kann verlangen, bis zu 4 % der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (2026: 4.056 € im Jahr) umzuwandeln. Der Arbeitgeber wählt den Durchführungsweg; bietet er weder Pensionsfonds noch Pensionskasse an, muss er eine Direktversicherung ermöglichen. „Wir bieten das nicht an“ – der Anspruch besteht kraft Gesetzes.
2 Arbeitgeberzuschuss zahlen § 1a Abs. 1a, § 26a BetrAVG 15 % des umgewandelten Entgelts zusätzlich einzahlen, soweit Sozialversicherungsbeiträge gespart werden; seit 2022 auch für Altverträge. Altverträge vor 2019 ohne Zuschuss weiterlaufen lassen. Details im Beitrag bAV-Pflichtzuschuss berechnen.
3 Tarifvertrag prüfen § 19 Abs. 1 BetrAVG Tarifverträge können Durchführungsweg, Anbieter und Zuschuss abweichend regeln; tarifgebundene und tarifanwendende Betriebe sind daran gebunden. Freie Anbieterwahl trotz tarifvertraglicher Vorgabe.
4 Nachweis erteilen § 2 Abs. 1 NachwG Bei bAV über einen Versorgungsträger sind dessen Name und Anschrift schriftlich in die Arbeitsvertragsunterlagen aufzunehmen (seit 1.8.2022). Nachweis fehlt – Bußgeldtatbestand nach § 4 NachwG.
5 Auskunft geben § 4a BetrAVG Auf Verlangen schriftlich mitteilen, wie hoch die Anwartschaft ist, wie sie sich entwickelt, was bei Ausscheiden passiert und wie eine Übertragung wirkt. Anfragen an den Versicherer weiterreichen, statt selbst zu antworten.
6 Unverfallbarkeit beachten § 1b BetrAVG Anwartschaften aus Entgeltumwandlung sind sofort unverfallbar; arbeitgeberfinanzierte Zusagen nach drei Jahren Zusagedauer und Vollendung des 21. Lebensjahres. Bei Kündigung in der Probezeit die Anwartschaft aus Umwandlung „einbehalten“.
7 Übertragung ermöglichen § 4 BetrAVG Beim Arbeitgeberwechsel kann der Beschäftigte innerhalb eines Jahres verlangen, dass der Übertragungswert (bis zur Beitragsbemessungsgrenze) auf den neuen Arbeitgeber übertragen wird – bei Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds. Übertragung verweigern oder Versicherungsnehmerwechsel nicht mitzeichnen.
8 Fortführung in Entgeltfreien Zeiten § 1a Abs. 4 BetrAVG In Elternzeit, Krankengeldbezug oder Sabbatical hat der Beschäftigte das Recht, die Versicherung mit eigenen Beiträgen fortzuführen. Vertrag beitragsfrei stellen, ohne den Beschäftigten zu informieren.
9 Insolvenzschutz sicherstellen §§ 7–15 BetrAVG Direktzusagen, Unterstützungskassen und Pensionsfonds sind beim Pensions-Sicherungs-Verein zu melden und beitragspflichtig; Direktversicherungen nur bei widerruflichem Bezugsrecht oder Beleihung. PSV-Meldung vergessen bei Direktzusage an den Gesellschafter-Geschäftsführer.
10 Für die Zusage einstehen § 1 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG Der Arbeitgeber haftet für die zugesagte Leistung auch dann, wenn ein externer Versorgungsträger sie nicht erbringt (Subsidiärhaftung). Zusagen daher als Beitragszusage mit Mindestleistung oder beitragsorientierte Leistungszusage formulieren. Leistungszusage mit Garantiezins in der Versorgungsordnung, obwohl der Versicherer nur Beiträge garantiert.
11 Laufende Leistungen anpassen § 16 BetrAVG Alle drei Jahre prüfen, ob laufende Betriebsrenten an die Inflation anzupassen sind; entfällt bei Direktversicherung und Pensionskasse, wenn alle Überschüsse zur Erhöhung verwendet werden, und bei der Beitragszusage mit Mindestleistung. Anpassungsprüfung bei alten Direktzusagen jahrelang unterlassen.
12 Mitbestimmung und Gleichbehandlung § 87 Abs. 1 Nr. 8 und 10 BetrVG; § 1b Abs. 1 BetrAVG i. V. m. AGG Der Betriebsrat bestimmt bei den Verteilungsgrundsätzen mit; Teilzeitkräfte, befristet Beschäftigte und Minijobber dürfen nicht ohne sachlichen Grund ausgeschlossen werden. Nur Vollzeitkräfte oder nur „Führungskräfte“ erhalten den Arbeitgeberbeitrag.

Was Steuer- und Sozialversicherungsrecht zusätzlich verlangen

Die Lohnabrechnung muss die Freibeträge richtig anwenden: Beiträge in Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds sind bis 8 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung steuerfrei (§ 3 Nr. 63 EStG; 2026: 8.112 Euro im Jahr) und bis 4 Prozent sozialversicherungsfrei (§ 1 Abs. 1 Nr. 9 SvEV; 2026: 4.056 Euro). Der Arbeitgeberzuschuss zählt in diese Grenzen hinein. Beiträge oberhalb der 4-Prozent-Grenze sind steuerfrei, aber beitragspflichtig – ein Punkt, der in der Software oft falsch eingestellt ist. Für Beschäftigte mit Bruttoeinkommen bis 2.575 Euro im Monat kommt der Förderbetrag nach § 100 EStG in Betracht: Zahlt der Arbeitgeber zusätzlich 240 bis 960 Euro im Jahr, erstattet ihm das Finanzamt 30 Prozent (höchstens 288 Euro) über die Lohnsteueranmeldung. Mit dem Zweiten Betriebsrentenstärkungsgesetz steigen ab 2027 der geförderte Höchstbeitrag auf 1.200 Euro und der Förderbetrag auf 360 Euro; die Einkommensgrenze wird ab dann jährlich dynamisiert.

Der Sonderfall Gesellschafter-Geschäftsführer

Für beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer gelten steuerlich eigene Regeln: Die Zusage muss ernsthaft, erdienbar (in der Regel mindestens zehn Jahre bis zum Rentenalter), angemessen und im Voraus klar vereinbart sein, sonst behandelt das Finanzamt die Beiträge als verdeckte Gewinnausschüttung. Direktzusagen an GGF sind zudem PSV-pflichtig, Pensionskassen- und Direktversicherungsbeiträge nicht. Wer als Geschäftsführer die eigene Versorgung über die GmbH aufbauen will, sollte das vor der ersten Zahlung mit Steuerberater und bAV-Berater abstimmen.

Der Selbsttest in fünf Fragen

  • Können Sie für jeden Beschäftigten sagen, ob er Entgelt umwandelt, in welchen Vertrag, und ob der 15-Prozent-Zuschuss fließt?
  • Liegt eine Versorgungsordnung vor, die Durchführungsweg, Zuschussregel, Zusageart und Behandlung in Elternzeit und beim Ausscheiden regelt?
  • Steht bei allen Arbeitsverträgen der Versorgungsträger im Nachweis?
  • Wissen Sie, ob Ihr Tarifvertrag eine bAV-Regelung enthält?
  • Haben Sie geprüft, welche Zusagen PSV-pflichtig sind?

Zwei oder mehr „Nein“ bedeuten Handlungsbedarf – nicht, weil sofort Strafen drohen, sondern weil jeder Wechsel im Personal und jede Betriebsprüfung die Lücke sichtbar machen kann.

So gehen wir vor

Wir nehmen den Bestand auf (Verträge, Zusagen, Lohnabrechnung, Tarifbindung), prüfen die zwölf Punkte, zeigen Lücken mit Nachzahlungsrisiko und erstellen mit Ihnen eine Versorgungsordnung, die zu Ihrem Unternehmen passt. Für Unternehmen, die noch keine bAV haben, beschreibt der Beitrag bAV in der kleinen GmbH einführen den Weg Schritt für Schritt; welcher Durchführungsweg für kleine Unternehmen sinnvoll ist, vergleicht der Beitrag bAV-Durchführungswege für kleine Unternehmen. Die Erstberatung für Arbeitgeber ist kostenlos; wir werden bei Vermittlung über Courtagen der Anbieter vergütet und legen das offen.

Häufige Fragen

Muss ich als Arbeitgeber etwas zahlen, wenn niemand Entgelt umwandelt?
Nein. Ohne Entgeltumwandlung und ohne eigene Zusage entstehen keine Zahlungspflichten. Die Pflicht, Umwandlung zu ermöglichen, besteht aber jederzeit.

Darf ich den Anbieter vorgeben?
Ja, der Arbeitgeber bestimmt den Durchführungsweg und den Versorgungsträger, sofern kein Tarifvertrag etwas anderes vorschreibt. Sinnvoll ist ein Anbieter mit guten Bedingungen für Übertragung und Fortführung.

Was passiert mit dem Vertrag, wenn der Mitarbeiter kündigt?
Die Anwartschaft aus Entgeltumwandlung bleibt ihm erhalten. Er kann den Vertrag privat fortführen, beitragsfrei stellen oder zum neuen Arbeitgeber übertragen lassen (§ 4 BetrAVG).

Brauche ich eine Versorgungsordnung?
Gesetzlich nicht, praktisch ja. Ohne sie entstehen Ansprüche durch betriebliche Übung, und im Streitfall fehlt die Grundlage, auf die Sie sich berufen können.

Wie lange muss ich bAV-Unterlagen aufbewahren?
Lohnunterlagen mindestens sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 41 EStG, § 28f SGB IV); Versorgungszusagen sollten bis zum Ende der Leistungsphase aufbewahrt werden, weil Ansprüche Jahrzehnte später geltend gemacht werden.

Bestand prüfen lassen

Wir nehmen Ihre Verträge und Zusagen auf, prüfen die zwölf Pflichten und erstellen mit Ihnen eine Versorgungsordnung – kostenlos für Arbeitgeber, unabhängig.

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Quellen

FaireFinanzen-Redaktion

Dieser Beitrag wurde von der FaireFinanzen-Redaktion auf Grundlage der im Text genannten Primärquellen erstellt (Stand siehe oben). Redaktionell verantwortlich: Sven Chalupa, registrierter Versicherungsmakler (§ 34d Abs. 1 GewO) aus Berlin. Lernen Sie das Team kennen →

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